Die ausführliche Fassung

Stand: 01.01.2019

Allgemeines
Synergy ist eine digitale Plattform (Portal), welches den Zweck verfolgt durch verschiedene Anwendungen und Netzwerke die kommunale Kommunikation zu erleichtern, verbessern und zu beschleunigen. Mehrere kommunale und privatwirtschaftliche Netzwerke basieren auf Synergy. Diese Netze können miteinander verknüpft werden, um die Nutzung mehrere paralleler Netzwerke zu vereinfachen. Insbesondere sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der kommunalen Körperschaften und Unternehmen neue Möglichkeiten gegeben werden, horizontale Netzwerke zu bilden, den Informationsaustausch zu beschleunigen, zu jeder Zeit die richtigen Ansprechpartner zu finden, sowie Information dauerhaft abrufbar zu machen.

Zu den Anwendungen der Plattform gehören insbesondere ein soziales Netzwerk, eine Datentauschplattform, Intranetfunktionen, mobile Netzapplikation, verschlüsselter Web-Messenger, verschlüsselte Messenger App, Wikis, etc.

Einige der Anwendungen treten dabei gegebenenfalls unter anderen Markennamen oder unter Nutzung von anderen Domains in Erscheinung (z.B. Intrakommuna Messenger, Synergy, etc.).

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Plattformen, welche von UNITED GRID inklusive sämtlicher Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Für einzelne Anwendungen können zusätzliche Datenschutzbestimmungen gelten. Diese können auf den entsprechenden Internetseiten der Anwendungen abgerufen werden.

Verantwortlicher
UNITED GRID (Haftungsbeschränkt) ist im Sinne der EU-DSGVO die juristische Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Unsere Kontaktdaten lauten:

UNITED GRID (haftungsbeschränkt)
Landshuter Allee 8
80637 München
datenschutz@united-grid.net
Tel.: +49 89 143 767 76

Erforderlichkeit von personenbezogen Daten für die Erbringung der Leistung
Für die Nutzung unserer Plattform sind von jedem Nutzer ein Minimum an Angaben wie Name und E-Mail-Adresse anzugeben. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, ein Nutzungsverhältnis mit dem Anwender bzw. mit unseren Kunden einzugehen. Bei diesen erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass die betreffende Funktion oder Anwendung nicht genutzt werden kann. Bei optionalen Daten hat die Nichtbereitstellung ggf. zur Folge, dass wir unsere Dienste nicht in gleicher Form und gleichem Umfang erbringen können.

Allgemeines zu den Zwecken der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von Daten erfolgt ausschließlich zur Erbringung unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden. Abweichend davon verarbeiten oder verwenden wir keine Daten. Im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden versuchen wir unsere Produkte und Dienstleistungen stets an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen. Hierbei spielt Personalisierung eine wichtige Rolle. Dabei werden Expertise- und Nutzungsprofile erstellt, welche ausschließlich automatisch verwaltet werden, um den Anwendern passende Empfehlungen z.B. für Beiträge, Veranstaltungen, Gruppen oder Kontakte anzeigen zu können oder Sie anderen Nutzern als wertvollen Kontakt vorschlagen zu können.

Pflichtangaben für die Nutzung der Plattformen
Vorname, Nachname und dienstliche dienstliche E-Mail-Adresse, um Anwender eindeutig zu identifizieren und optionale Status-E-Mails zu senden.

Optionale Angaben im sozialen Netzwerk
Weitere Kontaktmöglichkeiten wie Telefonnummer, zugehörige Organisation, Funktion in der Organisation, Profilfoto, Beiträge in der Chronik, Private Nachrichten im sozialen Netzwerk, ect.

Ermittlung statistischer Kennwerte
Wir nutzen ein simples und anonymes Tracking zur Ermittlung statistischer Kennwerte über die Nutzung der Netzwerke. Diese Kennzahlen stellen wir unseren Kunden auf Wunsch zur Verfügung.

Speicherdauer und Widerspruch
Wir speichern die Daten bis der jeweilige Nutzer diese selbst löscht oder bis zur Löschung seines Nutzerkontos durch den Nutzer selbst oder auf Anweisung unseres Vertragspartners. Eine automatische Löschung erfolgt nicht.

Übermittlung von Daten an Dritte
Wir geben personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Erbringung der Leistung erforderlich ist (Hostingpartner), eine Einwilligung des jeweiligen Kunden hierfür erteilt wurde (z. B. wenn Sie eine externe Applikation nutzen) oder wir gesetzlich oder aufgrund einer gerichtlichen oder behördlichen Anordnung dazu verpflichtet sind.
Wenn wir im Rahmen der Datenverarbeitung mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten (z. B. bei der Softwareentwicklung), erfolgt dies in der Regel auf Basis einer sogenannten Auftragsverarbeitung, bei der wir für die Datenverarbeitung verantwortlich bleiben. Wir prüfen jeden dieser Dienstleister vorher auf die von ihm zum Datenschutz und zur Datensicherheit getroffenen Maßnahmen und stellen so die gesetzlich vorgesehenen vertraglichen Regelungen zum Schutz der personenbezogenen Daten sicher.

Wir ermöglichen den Nutzern die Erweiterung ihres persönlichen Netzwerks auf unseren Plattformen und die Einladung von Nicht-Nutzern.
Wenn ein Nutzer diese Funktion verwendet und sie von unserem Vertragspartner freigegeben wurde, erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in dessen Auftrag und Verantwortung. Die Nutzer haben das Recht und die Möglichkeit, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in ihrem Auftrag jederzeit zu beenden. Empfänger solcher Einladungen erhalten folgende Daten über den einladenden Nutzer: Vornamen, Nachnamen sowie ggf. Foto.

Drittländer
Ihre Daten werden nicht an Drittländer oder an Datenbanken auf Servern in Drittländern übermittelt.

Auskunftsrecht
Auf Anfrage erhalten Nutzer eine übersichtliche Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.

Berichtigungsrecht
Nutzer haben das Recht, von uns die Berichtigung und ggf. die Vervollständigung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung
Wir sind in bestimmten Fällen dazu verpflichtet, Sie betreffende personenbezogene Daten nach Ihrer Aufforderung zu löschen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
In bestimmten Fällen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einfordern.

Widerrufsrecht bei Einwilligung
Eine Einwilligung zur Datenverarbeitung können Sie jederzeit widerrufen. 

Beschwerderecht
Es steht den Nutzern frei, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.