Ein Marktplatz für das soziale Miteinander
Die Stadtverwaltung von Königsbrunn hat auf der Plattform von Intrakommuna ihr neues Intranet aufgesetzt und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern so einen Ort für das Socializing im Internet geschaffen.
IT genießt im Rathaus von Königsbrunn einen großen Stellenwert. Im Februar 2023 verlieh der Freistaat Bayern der zehn Kilometer südlich von Augsburg gelegenen Stadt mit gut 27.000 Einwohnern daher die Auszeichnung „Digitales Amt“. Diese bekommen bayerische Kommunen, wenn sie mindestens 50 Verwaltungsverfahren online anbieten. Bislang haben das von über 2.000 Städten und Gemeinden nur 145 Kommunen geschafft – darunter Königsbrunn. Die Stadt bekam gleichzeitig auch das Siegel „Kommunale IT-Sicherheit“ und ist einer der Finalisten für die Vergabe des „Digital-Awards“ in der Kategorie der Städte und Gemeinden mit mehr als 20.000 Einwohnern, die einen „exzellenten Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung“ leisten.
Als der Leiter der Abteilung „Informations- und Kommunikationstechnik“ im Königsbrunner Rathaus, Manfred Birling, vor einigen Jahren die Erneuerung des Intranets der Stadtverwaltung anging, war es für ihn daher unstrittig, dass auch die Mitarbeiter der Stadt eine erstklassige Lösung bekommen sollten. „Wir wollten unsere uralte HTML-basierte Seite durch eine Plattform ersetzen, auf der die Kolleginnen und Kollegen nicht nur Informationen finden, sondern auf der sie sich auch austauschen können und auf der mehr Socializing möglich ist“, erklärt Marco Merten, der als Systemadministrator für das Königsbrunner Intranet zuständig ist. „Denn gut zusammenarbeiten, können Menschen nur, wenn sie sich auch mal privat und off topic austauschen können.“ Davon ist Merten überzeugt.
Mit der Intrakommuna-Plattform lassen sich Kollegen in Außenstellen sozial einbinden
Die passende Plattform dafür fanden die IT-Experten der Stadt Königsbrunn bei Intrakommuna. Mit der Lösung des Spezialisten für digitale Wissens- und Dialogplattformen können sie allen Mitarbeitern einen Rahmen für den sozialen Austausch mit Kollegen anbieten – auch denen, die ihre Aufgaben nicht im Rathaus erledigen. „Die Stadt hat viele Außenstellen wie den Bauhof oder die Stadtbibliothek. Auch die Hausmeister in den Schulen und die Gärtner sind bei ihrer Arbeit nicht im Rathaus anwesend, wollen aber mitbekommen, was bei der Stadt, ihrem gemeinsamen Arbeitgeber, und sozial unter den Kollegen läuft“, berichtet Marco Merten. Manchmal benötigen diese Mitarbeiter bei der Stadt nicht mal einen Computer-Account und eine Email-Adresse. „Zu unserem sozialen Netzwerk auf der Intrakommuna-Plattform haben sie trotzdem Zugang. Denn Intrakommuna bietet zu seiner Plattform eine App an, mit der Kolleginnen und Kollegen über ihr Smartphone Zugang zum Intranet der Stadt Königsbrunn haben“, erklärt Systemadministrator Marco Merten.
Mails schaffen keine soziale Interaktion
Mit einer „Mail an Alle“ ließen sich solche Berührungspunkte nicht schaffen. „Da bekommt man nur noch eine weitere Mail, die beachtet und archiviert werden muss, ohne dass dadurch mehr Interaktion entsteht“, berichtet der IT-Fachmann. Mit dem „Lesen, Erfahren, Austauschen – LEA“, getauften Intranet auf der Plattform von Intrakommuna ist das dagegen möglich, davon sind sowohl Marco Merten wie Abteilungsleiter Manfred Birling überzeugt.
Ihre Kollegen sind dort in Gruppen organisiert, die den einzelnen Abteilungen der Stadtverwaltung zugeordnet sind. Um die Vertraulichkeit zu ermöglichen, die der soziale Austausch der Kollegen erfordert, hat jede Abteilung neben der öffentlichen auch eine geheime Gruppe, in der nicht mal der Systemadministrator mitlesen kann.
Jede Abteilung kann ihre Gruppe und die Möglichkeiten der Intrakommuna-Plattform dabei so nutzen, wie sie es am besten findet. Sie stellen dort etwa neue Mitarbeiter vor, posten mal etwas Witziges oder ein Urlaubsfoto oder stellen, wie die Bauabteilung, regelmäßig Nachrichten zu den aktuellen Baustellen der Stadt auf die Plattform. „Das finden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in allen Abteilungen interessant“, berichtet Marco Merten. Schließlich seien die Kolleginnen und Kollegen ja oft auch Bürger von Königsbrunn. Durch solche Beiträge habe sich dank der Plattform von Intrakommuna das Miteinander im Rathaus definitiv geändert, findet Merten. „Denn es wird viel intensiver und hörbarer über Themen diskutiert, die auf LEA gepostet werden.“
Durch die Plattform von Intrakommuna sind alle Beschäftigten immer aktuell informiert
Obwohl das auf der Plattform von Intrakommuna aufgesetzte Intranet der Stadt Königsbrunn damit im wahrsten Sinne des Wortes ein soziales Netzwerk und nur bedingt ein Tool für die tägliche Arbeit ist, versorgt es die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Stadt auch mit den Informationen, die sie an ihrem Arbeitsplatz brauchen. „In unserem alten Intranet hatten wir einen Dokumentenspeicher mit Dienstanweisungen, Formularen und anderen für die Verwaltung relevanten Informationen. Den haben wir natürlich übernommen, ebenso wie die Ordnerstruktur, die die Kolleginnen und Kollegen aus dem alten Intranet kannten“, berichtet Marco Merten. Das habe vielen den Umstieg erleichtert.
Um das Auffinden seit dem Wechsel zur Plattform von Intrakommuna neu hinzugekommener Informationen zu erleichtern, werde die Möglichkeit intensiv genutzt, von der LEA-Startseite oder aus Beiträgen auf hinterlegte Dokumente und andere Beiträge im Intranet der Stadt zu verlinken. Auch Mitteilungen, die wie anstehende Serverwartungen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung angehen, stellen Marco Merten und seine Kollegen aus der IT zentral auf die Plattform. „Dann gehen nicht unüberschaubar viele Mails aus den Abteilungen bei unserem Helpdesk ein“, erklärt Merten.
„Bei der Datensicherheit ist Intrakommuna definitiv im Vorteil“
So macht die Plattform von Intrakommuna dem Königsbrunner Systemadministrator die Arbeit leichter. Da Marco Merten in der schwäbischen Kleinstadt auch Beauftragter für Informationssicherheit ist, hebt er allerdings noch einen weiteren Aspekt der Intrakommuna-Plattform hervor. „Bei der Datensicherheit sehe ich bei Intrakommuna definitiv Vorteile. Denn das Unternehmen hat seine Server in Deutschland stehen. Da wissen wir, dass unsere Daten so verarbeitet werden, wie es die Datenschutzgrundverordnung vorschreibt“, lobt Merten. Er weiß wovon er spricht, schließlich arbeitet der IT-Experte bei einer Kommune, die für ihre IT-Sicherheit ausgezeichnet wurde.
